L’ESCAET (École Supérieure de Commerce, d’Administration des Entreprises et du Tourisme) nous a ouvert les portes de son réseau d’alumni. Plusieurs de ses anciens étudiants occupent aujourd’hui des fonctions de travel managers. Ils et elles ont accepté de partager leur quotidien et leur vision des enjeux actuels du business travel. 

Pour ce troisième entretien, nous avons interrogé Lisa Gasmi, travel manager chez Ortec.

Présentez-nous Ortec, l’entreprise pour laquelle vous travaillez…

Lisa Gasmi : Ortec est un groupe français, présent dans trente pays, toujours dirigé par son fondateur André Einaudi, et progressivement repris par son fils. C’est un groupe multi-activités, dans l’industrie et l’ingénierie, avec plusieurs corps de métiers assez différents, et, donc, avec des besoins de voyages très différents selon les entités. Le groupe compte 15.000 collaborateurs dans le monde, dont 8.000 en France.

Quelle fonction y occupez-vous ?

Je suis travel manager et acheteuse travel. J’ai la double casquette. Je pilote tout l’écosystème voyages d’affaires et déplacements professionnels du groupe : la politique voyage et les outils travel, notamment. Je gère également la partie contrats avec les fournisseurs.

Vous disiez votre présence sur 30 pays, votre gestion des voyages est-elle unifiée ?

On a un outil travel en France depuis 2019. On a une bonne maîtrise de notre écosystème travel en France. Mais la particularité, c’est que nos entités internationales n’ont pas encore d’outils travel déployés partout dans le monde. C’est le gros défi du moment : se lancer sur l’international. En France, on travaille avec l’agence de voyages Eurafrique et on utilise l’outil Amadeus Cytric. Sur l’international, notre premier pas, ce sont nos entités au Canada. On en a deux et on se lance avec Egencia. On a signé le contrat l’année dernière et on est encore en phase de déploiement. Ensuite, il y a d’autres pays sur lesquels on va déployer des outils, parce qu’on a un gros problème de statistiques sur l’international – pas pour les voyages de France vers l’étranger, mais plutôt pour les voyages intra-Afrique ou Canada-États-Unis, par exemple. Le but, c’est d’avoir de la visibilité sur l’activité travel de toutes nos entités, reprendre la main, poser un cadre, pousser les négociations, chercher des pistes d’économies. Il y a aussi un aspect important : la sécurité des collaborateurs. On a fait un travail de connectivité avec International SOS, mais il y a des failles puisqu’on n’est pas sur un système automatisé, ce qui est assez limitant.

Concrètement, je suis un collaborateur Ortec basé au Canada et je dois me rendre aux États-Unis ou au Brésil, quelle est la TMC qui se charge de mon voyage, quel est l’outil pour ma réservation ?

Concrètement, jusqu’à présent, il n’y avait pas grand-chose. Le Canada fonctionnait avec des cartes de paiement individuelles. L’un des objectifs du déploiement d’un outil travel, c’est justement de centraliser. Comme je le disais, le but, c’est de remettre de l’ordre, poser un cadre, et accompagner le changement d’habitudes, ce qui peut être un peu délicat. Pour le Canada, c’est presque un sujet politique : on passe d’un système quasiment sans contrôle à un système avec un workflow de validation.

J’avoue être surpris par le côté “artisanal” de la gestion de vos voyages pour une entreprise de cette taille. Cela dit, le côté positif pour vous, c’est que vous avez un chantier passionnant devant vous. Vous ne partez pas d’une page blanche, mais d’habitudes qu’il va falloir changer.

C’est ça. Partir de rien pourrait sembler plus facile, mais chaque pays a ses spécificités et ses habitudes bien ancrées. Il faut les bousculer avec parcimonie et délicatesse, parce que ça peut être des problématiques locales un peu sensibles. On a effectivement du retard à ce niveau-là, et le but est d’avancer sur cette gestion internationale, qui est encore un peu à l’ancienne.

Le choix d’Egencia pour le Canada est motivé par le fait que cette solution Amex GBT, PME et ETI, pourra être déployée dans les autres pays hors France ?  

Oui, effectivement, l’objectif est de ne pas multiplier les outils. Et, effectivement, nos entités internationales sont de taille intermédiaire, donc Egencia est ce qui convenait le mieux à nos attentes.

Vous aurez donc deux SBT distincts à l’échelle globale : Egencia pour l’international et Cytric pour la France. C’est un choix assumé que vous ne comptez pas remettre en cause ?

Pour l’instant, non. Deux outils distincts pour des entités différentes, ça ne me paraît pas vraiment problématique. Il ne faudra pas aller au-delà. Mais on n’a pas prévu de changer de SBT pour la France.

Il y a une trentaine de pays concernés. Quel est votre calendrier ? Pour que les lecteurs aient une idée du temps que nécessite un tel chantier.

Ça va peut-être vous surprendre, mais on est sur le sujet du Canada depuis des années. Je suis arrivée à Ortec il y a trois ans et le sujet était déjà sur la table. Il y avait un gros besoin de centralisation, notamment autour des réservations hôtelières. On a commencé par une consultation d’outils HBT uniquement – on a consulté HCorpo et CDS. Puis on a reconsidéré le besoin avec un outil global et clé en main, intégrant l’agence de voyages, les hôtels et la sûreté, même si on continuera à travailler avec International SOS. On a signé avec Egencia en septembre dernier. Le déploiement est prévu pour le mois de mai pour la première entité au Canada, et dans deux à trois mois pour la deuxième. Au-delà, c’est difficile de donner un planning défini. On peut toujours être confronté à des spécificités locales. Pour le Canada, on a travaillé pendant presque un an sur la récupération des taxes de voyage – c’était extrêmement complexe d’obtenir des engagements contractuels clairs là-dessus. Mais sans obstacles majeurs de ce type, je pense qu’on peut déployer une solution dans un pays en quelques mois.

Vous allez procéder pays par pays ou en parallèle sur plusieurs pays ?

Pays par pays. Ce serait un peu délicat autrement.

Et le Canada a été choisi en premier parce que c’est là où le défaut de gestion était le plus criant ?

Exactement. C’est là où la dépense de voyage était la plus importante après la France, et là où le manque de process était le plus problématique.

Quels sont vos volumes de voyages au global ?

En France, je gère environ 8 millions d’euros. Au Canada, on a environ 1,5 million de dollars canadiens de dépenses hôtelières – pour le reste, c’est un peu flou. Au global, j’estime qu’on est autour de 15 millions.

Pour un marché important comme le Canada, y aura-t-il un travel manager sur place, ou tout sera-t-il centralisé en France ?

Dans un premier temps, tout sera centralisé en France. On partira plutôt sur des relais locaux. Au Canada, il y a un acheteur en place depuis longtemps qui prendra le relais sur la partie achat. La partie travel management, elle, restera centralisée en France. Le relais local est une nécessité pratique – le décalage horaire justifie à lui seul d’avoir quelqu’un sur place qui peut intervenir quand c’est nécessaire.

Quand vous dites que la partie achat bénéficiera d’une certaine autonomie locale, est-ce parce que ce relais connaît mieux les fournisseurs locaux ? Et quand vous dites travel management centralisé, vous parlez de la politique voyage ?

Oui, politique voyage et politique globale du travel. Pour la partie achat, le relais local est vraiment une question de nécessité opérationnelle. Il faudra peut-être reconsidérer ça à l’avenir, mais ce n’est pas un sujet qu’on a vraiment défini pour l’instant.

L’appel d’offres auquel a répondu Egencia concernait uniquement le Canada, ou les trente pays ?

Uniquement le Canada. À l’avenir, on ne s’interdira pas d’en lancer un plus large pour d’autres pays. Mais on avait d’abord besoin de tester une solution, d’avoir du recul, avant d’envisager la suite.

Donc le Canada est à la fois le cas le plus urgent et un pays pilote…

Exactement. C’est notre premier pas vers la gestion du voyage international. Il n’y avait absolument rien en place – aucun workflow de validation, aucune automatisation. Ils travaillaient avec une agence locale, mais c’était vraiment résiduel, de la billetterie par échange de mails. Le Canada va nous permettre de poser les bases et d’avancer progressivement vers d’autres pays, au fur et à mesure des besoins.

Parlez-nous de votre parcours qui vous a mené de l’ESCAET au voyage d’affaires…

J’ai eu un bac ES en 2018. J’avais commencé un DUT Tech de Co que j’avais dû arrêter pour des problèmes de santé, et je n’avais pas été réadmise l’année suivante. Il fallait trouver une alternative. Assez simplement, un peu par hasard, des amis étaient en BTS Tourisme. Ils m’en ont parlé, ça m’a plu, je me suis inscrite à Aix-en-Provence. Ensuite, toujours par hasard, lors d’un job étudiant, j’ai rencontré un ami d’ami qui était travel manager chez L’Oréal à l’époque. Il m’a parlé de son métier, m’a dit qu’il fallait faire l’ESCAET. Ça m’a immédiatement parlé – il m’a très bien vendu ses missions. J’ai demandé mon inscription à l’ESCAET, j’ai été acceptée, et je savais déjà que c’était ça que je voulais faire. J’en parlais déjà pendant mes entretiens d’admission. 

J’ai fait ma première année en parcours continu, puis l’alternance s’est ouverte. Mon premier stage était post-COVID, je n’avais pas trouvé de poste en travel management à ce moment-là. Ma première année d’alternance non plus – je m’étais orientée vers l’événementiel d’affaires mais ce n’était pas ce que je voulais faire initialement. En deuxième année, j’ai trouvé le bon poste : assistant travel manager chez Ortec. La personne qui m’a recrutée était une alumni de l’ESCAET qui voulait absolument un profil ESCAET. J’ai tout de suite senti que c’était le bon environnement, je me suis épanouie très rapidement. Quelques mois après mon arrivée, cette personne a quitté l’entreprise pour une belle opportunité ailleurs. Pendant ce temps, ma direction avait vu suffisamment pour me proposer le poste à l’issue de mes études. En attendant, un acheteur ayant déjà une expérience travel a pris le lead et m’a formée pendant un an, pour que je sois autonome à la sortie – avec le poste qui m’attendait.

Vous dites avoir été séduite très tôt par le voyage d’affaires ? Pour quelle raison et est-ce que ça répond à vos attentes ?

Je suis très contente d’avoir choisi le voyage d’affaires. C’est vrai qu’on s’oriente plus naturellement vers le tourisme de loisirs, peut-être parce que c’est plus connu et que ça fait plus rêver. Dans ma promotion, peu d’élèves ont fait du voyage d’affaires, ce que je trouve dommage. Je pense qu’il faut s’ouvrir à ces métiers – ils sont passionnants et variés. On peut travailler côté achat, côté commercial, dans l’événementiel ou dans le voyage d’affaires pur. C’est un écosystème avec une expertise propre, et il y a vraiment de quoi s’épanouir. Ces dernières années, le COVID a peut-être fait peur aux étudiants en stoppant complètement le secteur. Mais il y a de vraies opportunités pour les jeunes diplômés, que ce soit en entreprise ou chez des prestataires – une de mes camarades de promotion à est account manager chez H Corpo. Les entreprises du business travel recrutent, et avec le diplôme ESCAET, on a une vraie crédibilité. Aujourd’hui, trouver un salaire cohérent après un bac +5 dans le voyage de loisirs peut être très compliqué. Et si toute une promotion s’oriente vers le loisir, il y a mécaniquement moins de postes disponibles. J’ajouterais aussi : j’aime travailler dans une entreprise qui n’a rien à voir avec le tourisme en soi. Je travaille dans un service achats avec des acheteurs d’autres domaines. Mon rôle est vraiment transversal – je travaille avec la DSI, la finance, les RH, quasiment tous les services. Cette transversalité, je la trouve passionnante, et elle est moins présente dans le tourisme de loisirs. Travailler dans une entreprise multi-métiers, c’est quelque chose que j’apprécie vraiment.

L’article Mon job de travel manager (3/10) : « Mon objectif : enfin gérer les voyages de nos 7.000 collaborateurs à l’étranger » est apparu en premier sur Déplacements Pros.

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