VoyagExpert développe une API pour exploiter une fonctionnalité méconnue de SAP Concur et réintégrer les réservations hors système.

On a coutume de dire que l’utilisateur moyen d’Excel n’utilise que 5% des possibilités offertes par le célèbre tableur. Le ratio n’est certainement pas aussi spectaculaire concernant l’environnement Concur. Pourtant Eric Ritter, président de VoyagExpert, partenaire privilégié de Concur depuis de nombreuses années, regrette la sous-utilisation de la fonctionnalité Agency Proposal. Il la regrette « C’est une fonctionnalité très pratique et seul Concur la propose » mais ne s’en étonne pas : « S’en servir requiert le développement d’une interface de programmation », précise-t-il. Et cette interface de programmation, justement, VoyagExpert l’a développée. Pour quoi faire ?

Réintégrer les réservations offline

Agency Proposal permet de réintégrer dans l’environnement SAP Concur les réservations offline. Ces réservations concernent notamment les compagnies aériennes low-cost, certains trains via Rail Europe ou encore les hôtels réservés directement. Traditionnellement, ces réservations se traitent par e-mail, ne s’intègrent pas dans le workflow d’approbation de Concur et restent invisibles dans l’environnement du voyageur. Cette situation génère un parcours fragmenté pour le collaborateur, des problèmes de traçabilité pour l’entreprise et des difficultés à assurer le respect de la politique voyages. 

Même les réservations offline passant par le système de distribution global posent problème puisque le valideur n’a aucune connaissance des contre-propositions de l’agence ni du respect du meilleur tarif disponible. La fonctionnalité apporte une réponse à ces problématiques en permettant aux agents de voyage de proposer jusqu’à trois devis directement dans Concur. Le voyageur examine les propositions, sélectionne celle qui lui convient ou demande une modification, puis soumet sa demande à son approbateur qui dispose d’une vision complète du voyage, des coûts et de la conformité à la politique voyages.

Conformité et gains de temps

“Les bénéfices pour l’entreprise sont multiples”, selon VoyagExpert. La conformité à la politique voyages en constitue le premier puisque chaque réservation offline passe désormais par les règles établies, mettant fin aux réservations échappant aux contrôles. Le gain de temps représente un autre avantage significatif grâce à la suppression des ressaisies manuelles et des échanges d’e-mails entre agents, valideurs et voyageurs. L’optimisation tarifaire s’améliore également avec le suivi du meilleur tarif logique sur tous les canaux de distribution, l’identification des opportunités d’économies et la mesure de la performance des agents. 

Le parcours voyageur devient unifié puisque le collaborateur reste dans Concur de la demande à la réservation, bénéficiant d’un espace central regroupant toutes les informations et réservations. La validation se trouve simplifiée et harmonisée, l’approbateur disposant d’une vision complète lors de l’examen de la demande. L’outil développé par VoyagExpert s’appuie sur la dernière version de l’interface de programmation Concur, garantissant une synchronisation en temps réel et des échanges de données robustes. Un tableau de bord de pilotage offre une visibilité complète sur les demandes de voyage en cours, le suivi des accords de niveau de service et les indicateurs clés de performance relatifs à l’optimisation tarifaire, permettant également de mesurer les économies réalisées par réservation.

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